Todos os usuários que possuem uma licença do G Suite Business ou superior tem aceso ao recurso chamado Drive compartilhado, mas qual seria a diferença entre armazenar arquivos no "Meu Drive" e "Drive compartilhado"?


Antes de falar sobre o Drive compartilhado e seus recursos, vamos reforçar como funciona o armazenamento de arquivos no "Meu Drive":



O Meu Drive é o repositório padrão do Google Drive o qual a grande maioria dos usuários já estão acostumado a trabalhar. Nele qualquer arquivo que for criado possui um "Proprietário". Esse proprietário é de farto o dono do arquivo e é o responsável por ceder as permissões de acesso aos outros usuários. O arquivo só consome espaço de armazenamento na conta do proprietário, pois os outros usuário possuem apenas a permissão de acesso.


Nesse cenário,  se por algum motivo a conta do usuário for suspensa ou até mesmo excluída é necessário realizar o backup local ou a transferência de propriedade dos arquivos, caso contrario o acesso a eles será interrompido.


Já no Drive compartilhado esse cenário muda, pois os arquivos aqui criados pertencem a empresa e não ao seu criador. Caso um usuário seja desligado ou mude de departamento/projeto, o fato dos arquivos contidos no Drive compartilhado não possuírem um proprietário facilita muito, pois nenhuma ação de transferência de propriedade se faz necessária. 


Como administrador do G Suite você pode limitar quais usuários terão permissão para criar novos Drives compartilhados. A nossa sugestão é que utilize algum critério para criá-los de forma organizada, seja por departamentos, projetos, assuntos de comum interesse, etc.



Pessoas que não estão no seu domínio podem fazer parte de um Drive compartilhado, caso essa permissão seja concedida no painel administrativo do G Suite. No Drive compartilhado existem 5 níveis de acesso: 


- Leitor: tem permissão total de leitura, mas não pode editar, comentar ou excluir arquivos;

-  Comentarista: tem permissão para comentar todos os documentos sem alterar seus conteúdos;

- Colaborador: pode adicionar e editar aquivos já existentes, sem permissão para excluir ou mover;

- Administrador de conteúdo: possui permissão total de criação, edição e exclusão dos arquivos;

- Administrador: além de herdar todas as permissões das categorias abaixo, pode gerenciar as pessoas que terão acesso ao Drive compartilhado;


Não é possível compartilhar pastas que estão no Drive compartilhado com usuários que não fazem parte dele. O compartilhamento com usuários que não fazem parte do Drive compartilhado deve ser realizado arquivo por arquivo.


Para saber mais sobre o Drive compartilhado, recomendamos o conjunto de artigos: "Gerenciar drives compartilhados"